Il piano per la fascicolatura. Questioni giuridiche, tecniche e applicative

Le nuove Linee Guida sulla creazione, gestione e conservazione dei documenti digitali, approvate dall'Agenzia per l'Italia Digitale (AgID) e in vigore dal 1° gennaio 2022, pongono particolare enfasi non sui singoli documenti, bensì sulle unità e serie archivistiche fondamentali. Per riprendere la terminologia di AgID, il focus della gestione e conservazione dei documenti si è spostato sulle "aggregazioni di documenti", ovvero serie e fascicoli, corredati di tutti gli strumenti di ricerca pertinenti. All'interno delle pubbliche amministrazioni, tuttavia, la conformità può essere raggiunta solo a seguito della predisposizione della tabella dei procedimenti amministrativi (e delle relative materie e attività). È, infatti, fondamentale tenere presente che nell'ambito dell'azione amministrativa convergono quattro quadri normativi chiave: quello sulla trasparenza, intesa come accessibilità totale; quello sull'esercizio del diritto di accesso (al fascicolo, anziché ai singoli documenti); e, nell'ambito dell'amministrazione digitale, quello sul fascicolo digitale. Questo studio, a seguito di un'analisi del quadro normativo vigente, si propone di chiarire le metodologie di redazione del Piano di Deposito (il nomen juris prescritto nelle Linee Guida) e del set di metadati associato. La logica di base, quindi, garantisce la continuità tra le fasi di creazione e conservazione dei documenti.